Выбрасывать ли конверты при получении корреспонденции инструкции для секретаря

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции. Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т. Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения. В этих рекомендациях определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения.

Для электронной регистрации принятой и отправленной корреспонденции с помощью ПК подойдет аналогичная форма разбивки журнала.

Инструкция 1 Примите и рассортируйте поступившую корреспонденцию. Не спешите выбрасывать конверт, предварительно проверьте, указан ли в тексте обратный адрес.

Инструкция для организации работы с документами

Инструкция 1 Примите и рассортируйте поступившую корреспонденцию. Не спешите выбрасывать конверт, предварительно проверьте, указан ли в тексте обратный адрес. В регистрации не нуждаются бухгалтерские документы счета, накладные , поздравления, рекламные материалы. Он может быть электронным или традиционным бумажным. Заполняя электронные формы, следуйте рекомендациям разработчиков программы.

Компьютерные системы облегчают канцелярский труд, помогает быстро найти нужную информацию. Однако, в них важна унификация, строгое соблюдение правил ввода сведений, иначе документ может затеряться в базе. Главное требование к нему — простота поиска, наглядность и аккуратность заполнения. Удобно вести журнал в виде таблицы со следующими графами Дата регистрации.

Входящие письма учитывайте в день получения и вечером передавайте на рассмотрение руководителю, если в организации не принят иной порядок;2. Регистрационный номер. Вся поступившая корреспонденция регистрируется один раз, независимо от количества поступивших позже копий, в том числе электронных;3.

Тема документа. Эту графу можно заполнить сведениями из заголовка письма или кратко сформулировать основную мысль после его прочтения. Пишите так, чтобы позже вы могли легко вспомнить, о каком именно документе идет речь, и объяснить это коллегам. Графу заполните после получения визы руководителя. Впишите фамилию сотрудника, который будет готовить ответ.

Здесь же пометьте срок исполнения. Дату ответа на срочное письмо выделите цветным маркером или подчеркните. Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.

Например, опасаясь за сохранность документов, выделите графу для подписи исполнителя при получении письма. Однако не перегружайте журнал и себя чрезмерно подробными записями. Всю нужную информацию содержит документ, регистрационные формы лишь помогают проследить стадию работы над ним. Оттиск должен располагаться в правом нижнем углу первой страницы документа. Следите, чтобы печатью не перекрывался текст. Порядковый номер и дату поступления впишите в строку оттиска вручную.

Полезный совет Электронное письмо распечатайте и зарегистрируйте в обычном порядке.

Нужно ли регистрировать внутренние документы учреждения в жунале входящей корреспонденции

Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии. Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота.

Хранение конвертов, в которых пришли письма

Что нового Используется процесс сканирования, процесс распознавания текста документа. Наложение резолюций и выбор исполнителей Этот процесс придает документу статус распорядительного и формирует задания исполнителям. Процесс инициируется либо зарегистрированным входящим документом полученным из внешней организации , либо зарегистрированным внутренним документом.

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне.

При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции конверты

Хранение конвертов, в которых пришли письма Опубликовано Оставить комментарий Часто делопроизводители задаются вопросом, хранить ли конверты, в которых в организацию поступила входящая корреспонденция. Кто-то хранит вообще все, кто-то выбрасывает не глядя, кто-то выбрасывает бумажные конверты, зато бережно прикрепляет степлером к бумаге пластиковые интересно, с какой целью? Источник: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утв. Приказом Росархива от Не все отправители — обычно это касается физических лиц — указывают свой обратный адрес в письме.

Дмитрий Миронов

Учет исходящих писем и входящих Журнал регистрации входящих документов Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет.

Как оформить входящие письма

Кутафина МГЮА , к. В этом решении: Общие правила организации работы с корреспонденцией Как организовать учет входящей корреспонденции Как организовать учет исходящей корреспонденции Юрист в ходе своей деятельности сталкивается с отправкой и получением различного рода корреспонденции. Это могут быть иски, претензии, уведомления в рамках действующих договоров, иные документы, связанные с хозяйственной деятельностью компании. Если возникнет задержка в получении или отправке корреспонденции, то это может повлечь за собой негативные последствия для компании в целом. Общие правила организации работы с корреспонденцией Чтобы правильно организовать учет исходящей и входящей корреспонденции, необходимо: — определить, кто из сотрудников будет заниматься учетом корреспонденции. При этом нужно исходить из объемов документооборота компании.

Где на входящем письме ставить номер. Формируем и храним дела с перепиской организации

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов.

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи утверждены постановлением Правительства РФ от Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами. Обработка входящей корреспонденции Этапы обработки поступающей корреспонденции Обработка поступающей корреспонденции включает в себя: проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов наличия всех приложений ; фиксацию факта поступления документов; сортировку документов для последующей передачи по назначению. Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки — необходимо прежде всего убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение.

Для чего это необходимо? Пример: Нами была получена повестка на заседание арбитражного суда. Документ как исходящий был помечен 12 февраля, а вот отправлена корреспонденция по штампу почтового отделения была только 02 марта.

На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Полезное видео: Секретарь С/З Сдает позицию!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных